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ERP para leigos

Autor: Roberto Kowas

Breve dicionário técnico para ajudar no conhecimento do mundo dos ERP´s e entender suas ferramentas.

O avanço tecnológico nos obriga a incorporar alguns termos à linguagem dos negócios de gestão, por isso, apresento os principais termos utilizados por Consultores e Empresas de softwares de gestão como: SAP Business One, Microsoft Dynamics Axapta, Microsoft Dynamics Navision e também pela maioria das aplicações existentes no Mercado, esclarecendo seus conceitos, o que lhe ajudará identificar e relacionar as necessidades de sua empresa e as vantagens oferecidas por cada software:

ERP: Significa em Inglês Enterprise Resource Planning, é o último estágio na evolução das filosofias de MRP (Manufacturing Requirement Planning) e sua função é integrar as áreas de finanças, inventários, planejamento, produção, controle de chão de fábrica, compras, vendas, recursos humanos, CRM (Customer Relashionship Manager) e BI (Bussines intelligence). Poucos ERP´s do mercado incorporam essas duas últimas áreas e é diferentemente desta categoria que a Microsoft já oferece sua solução Dynamics Axapta com módulos de CRM e BI. Com referência ao SAP Business One – apesar de sua simplicidade – incorporou ao seu pacote uma solução CRM com exelentes resultados na parte gráfica e análise em geral.

MRP II: Significa em Inglês Manufacturing Requirement Planning. Sua atividade é planejar as necessidades de produção, assim como mão-de-obra, equipamentos, matéria-prima, e materiais em geral.

MRP: Significa em Inglês Material Requirement Planning. É o primeiro estágio em soluções de gestão de abastecimentos. Somente planifica as necessidades de consumos (matérias-primas, materiais, etc) e deixa a tarefa de planejar equipamentos às filosofias CRP (Capacity Resource Planning). SAP Business One utiliza essa tecnologia, fazendo com que seja o sistema adequado para empresas pequenas e médias com um plano de produção simples.

CRP: Significa em inglês Capacity Resource Planning, e é utilizado para planificar os insumos medidos em unidades de tempo (horas, minutos). Alguns dos softwares do mercado trabalham com estas duas filosofias (Navision por exemplo)

BOM: Significa Bill of Materials, que quer dizer Lista de Materiais. Se refere aos elementos que é necessário consumir ou tranformar para a produção de um produto acabado ou semielaborado. Seu uso no planejamento de produção é imprescendível, já que a partir das necessidades de produto acabado, os sistemas ERP clasificam as necessidades em semielaborados, materiais, matérias-primas e dependendo da complexidade do software – em mão-de-obra e equipamentos. Esta atividade também se conhece como explosão de materiais.

CAPACIDADE: tempo medido em unidade horária, que um equipamento pode ser utilizado na produção.

Um aspecto que diferencia este tipo de recursos das materias-primas, materiais, etc é que os últimos são tangíveis, ocupam um espaço e podem ser colocados num inventário. Já a capacidade não é tangível, e se determina a través de cálculos teóricos.

CAPACIDADE INFINITA: é a somatória dos tempos de produção em forma seqüencial. Isto quer dizer que em um cálculo de planejamento somam-se os tempos, sem considerar que dois equipamentos trabalham ao mesmo tempo.

CAPACIDADE FINITA: É a filosofia utilizada nos softwares mais completos, como Axapta, para ajustar com mais detalhes os tempos de ocupação das máquinas. Esses detalhes se referem aos processos de solapamento das máquinas, diminuindo os gargalos . É a base para que uma ferramenta gráfica seja utilizada na atribuição de processos produtivos por equipamento.

As produções se representam em forma de gráficos, com o mouse é possível modificar e adaptar os horários e dias de produção. Essas mudanças gráficas são transportadas automaticamente aos programas de produção.

Lead Time: Tempos de abastecimento. Utiliza-se para indicar, por exemplo o tempo necessário para realizar uma compra. O processo de MRP considera esse tempo para indicar a data de lançamento de uma ordem de compra, como também é possivel incluir o tempo que leva o controle de qualidade antes de liberar o material para o mercado.

Estoque Projetado: É o calculo resultado de uma execução de MRP para obter a quantidade necessárias de produto. Partindo de uma projeção no tempo de estoque (estoque projetado para determinada data = quantidade em stock + ingressos futuros – saídas futuras).

Customização: É o processo de definições e programas para adaptar o software às características próprias de sua empresa. As customizações devem ser consideradas dentro do processo normal de uma instalação de ERP pois um software fechado é como um terno, sempre precisa de uma reforma. Mesmo assim, deve-se tentar modificar o mínimo possível. A pergunta é: o que acontece com as customizações quando a versão muda? Os fabricantes dos softwares destinam uma área especial na arquitetura para que uma nova versão não acabe com as customizações incorporadas ao software (SAP Business One, o Microsoft Dynamics Axapta e Navision, dispõem de seus softwares con esta arquitetura).

Versão: Modelo de aplicação instalado. As empresas provedoras de softwares atualizam suas aplicações em função do contínuo desenvolvimento ou das constantes melhoras.

Release: É a mesma versão com leves melhoras. Quando as melhoras são importantes a versão muda.

Addons: É outra forma de se referenciar aos releases. São programas especiais que potencializam sua aplicação. Quando estiver escolhendo um software, consulte os Addons disponíveis. Com certeza servirá para poupar dinheiro de customizações. SAP Business One, Dynamics Axapta ou Navision entre outros, publicam em seus sites a lista de addons disponíveis, alguns deles orientados a um mercado em particular.

Partner: Representante de determinado proveedor de software. Para chegar a esta categoria as empresas postulantes devem passar antes por exames de certificação com o dono da solução

Algumas aplicações dos ERP´s?

Financeiras: Exelentes geradores de orçamentos.

Planejamento: Partindo de previsões de vendas, surgem diferentes visões de planejamento, que oferecem informações de compras e planejamento da produção.

Integração das informações: Por ser um disparador de fatos administrativos, financeiros, logísticos e de produção, limitam o surgimento de registros paralelos. Esta condição de unificador de base de dados, fazem com que estas filosofias sejam ótimas provedoras de dados para cubos OLAP, com destino a BI.

Administrador de Eventos de ciclo de Vendas: Por serem as previsões de vendas o impulso inicial de uma atividade de ERP, alguns já incorporaram o módulo de CRM. (Axapta, SAP Business One).

Fatores importantes a serem considerados na seleção de um ERP

As vantagens oferecidas pelos projetistas de ERP são úteis para determinadas funções e não necessariamente as que sua empresa precisa. Os softwares fechados sempre precisarão de mudanças e adaptações para serem 100% adaptados à sua empresa. Selecione aquele que melhor se adaptar às suas necessidades e requerer menos índice de customizações.

Analise em forma completa as vantagens e desvantagens dos pacotes que estiver avaliando. Só depois disso tome a decisão adequada.

A tendências indicam que num futuro próximo o mercado de ERP será liderado pelas grandes corporações provedoras destas ferramentas de gestão. Microsoft Dynamics, SAP e Oracle. Esta orientação deve ser um fator determinante na hora de escolher.